Bewirtungsbeleg buchen / Was ist der der Verbuchung von Bewirtungsbelegen von Arbeitnehmern und Dritten zu beachten?

 

In vielen Unternehmen ist es durchaus üblich, dass die Mitarbeiter auf Grund von besonderen Anlässen mit anderen Teammitgliedern sich zum Essen verabreden. Geschäftstermine beim Mittag,- bzw. Abendessen sich durchaus üblich. In diesem Zusammenhang ist Interessant, ob diese Kosten auch im betrieblichen Abzug unterliegen. Nachfolgend werden Voraussetzungen für den Abzug von Bewirtungsaufwendungen näher dargelegt.

Bewirtungsbeleg von Arbeitnehmern buchen

Grundsätzlich sind Bewirtungskosten von Mitarbeitern bei einem betrieblichen Anlass zu 100 prozentig als Betriebsausgabe abzugsfähig. Betriebliche Gründe für die Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten sind unter anderem:

  • Sommer-und Weihnachtsfeiern
  • Betriebsfeste
  • Betriebliche Seminare

Wann sind die betrieblichen Bewirtungskosten Lohnsteuerfrei und stellen keinen geldwerten Vorteil dar?

In folgenden Fällen sind Getränke und das Essen Lohnsteuerfrei:

  • Die vom Arbeitnehmer für Mitarbeiter im Unternehmen kostenlos angebotenen Getränke und Speisen bis zu einem Betrag von 60 EUR pro Monat und Mitarbeiter
  • Aufwendungen für maximal 2 Betriebsveranstaltungen, sofern der Wert pro Veranstaltung 110 EUR (einschließlich Umsatzsteuer) nicht übersteigt

Bewirtungsbeleg von Dritten buchen

Im Gegensatz zu Bewirtungskosten von Arbeitnehmern dürfen Aufwendungen für die Bewirtung von Dritten ausschließlich nur zu 70 Prozent des Bewirtungspreises als Ausgabe abgezogen werden.  Dabei muss es sich um eine geschäftliche Bewirtung handeln. Das bedeutet, dass die Bewirtungskosten auf Grund eines geschäftlichen und nicht eines privaten Anlasses verursacht wurden.  In den meisten Buchhaltungsprogrammen werden automatisch 30 Prozent als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe ausgebucht.

Buchungssatz von Bewirtung von Dritten

Vertriebsmitarbeiter von Unternehmen XYZ lädt einen Einkaufsmitarbeiter von einem potentiellen Kunden zu einem Mittagessen. Beim Essen wird zugleich die neue Produktkollektion des Unternehmens XYZ vorgestellt. Der Bruttorechnungsbetrag beträgt 119 EUR. Diese Rechnung wird in die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens XYZ eingereicht. Die Rechnung wurde von der Firmenkreditkarte bezahlt.

Die dazugehörige Buchung lautet:

Bewirtungskosten Dritte                              70    EUR                              Kreditkarte        119 EUR

Nicht abzugf. Betriebsausgaben                35,7 EUR

Vorsteuer                                                         13,3 EUR

Des Weiteren muss für die Abzugsfähigkeit der Umsatzsteuer ein Bewirtungsbeleg folgende Angaben enthalten:

  • Ort der Bewirtung
  • Datum
  • Anzahlt der bewirteten Personen
  • Grund für die Bewirtung
  • Unterschrift des Mitarbeiters