Prozessfestsetzung für Eingangsrechnungen (Kreditorenbuchhaltung)

Nach Gründung eines Unternehmens müssen Gesellschafter Prozesse für die Erfassung, Verarbeitung, Bezahlung und Ablage der Ein- und Ausgangsrechnungen aufbauen. Kreditorenbuchhaltung betrifft den Bereich der Eingangsrechnungen. In folgenden werden Vorschläge zum Aufbau Prozesse von Eingangsrechnungen vorgestellt. Auf dem Markt gibt es einige Softwareprogramme, welche den Aufbau der Prozesse im Kreditorenbereich wesentlich vereinfachen. Dieses Artikel richtet sich an Unternehmer, die ohne Zusatzprogramme einen Kreditorenprozess einrichten.

Eingangsrechnungen Vorkontieren

Bevor die Eingangsrechnungen durch den Geschäftsführer, oder einen Mitarbeiter mit einer Leitenden Funktion auf Ihre sachliche Richtigkeit überprüft und abgezeichnet werden können, sind diese mit einem Stempel mit dem Eingangsdatum zu versehen. Dies kann durch das Sekretariat, oder direkt vom Buchhalter erfolgen. Dies ist wichtig, weil nur im Monat der Rechnungszugangs die Vorsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung geltend gemacht werden darf.

Im zweiten Schritt sind alle eingegangene Rechnungen zu sammeln und an die zuständige Person im Unternehmen zur Prüfung der sachlichen Richtigkeit zu übergeben. Dies wird in einem neuen Unternehmen wahrscheinlich einer der Gründer sein. Später können Rechnungen bis zu einem Höchstbetvrag auch von anderen leitenden Mitarbeitern abgezeichnet werden.

Nachdem auf der Rechnung das Eingangsdatum datiert wurde und die sachliche Richtigkeit festgestellt und durch das Kürzel des Geschäftsführers oder eines anderen leitenden Mitarbeiters versehen wurde, ist die an den Buchhalter im Unternehmen zu übergeben.

Digitale Belege und Rechnungen via E-Mail

Aus Kosten- und Zeitgründen werden viele Rechnungen nicht mehr in Papierform, sondern per E-Mail als PDF-Dokument verschickt. Sofern im Unternehmen die Grundsätze der GoBD angewandt wurden, dann können alle PDF-Rechnungen digital gespeichert und Papierrechnungen eingescannt vernichtet werden. Folglich müssen keine Papierbelege mehr in den Ordnern gespeichert werden. Auf digitale Ablage aller Rechnungen in Übereinstimmung mit GoBD wird in einem der künftigen Artikel näher eingegangen.

Sofern kein System zur digitalen Rechnungsablage aufgebaut wurde, sind alle digitalen Belege auszudrucken.Parallel sind auch die E-Mail mit Rechnungszugang zu speichern.

Rechnungen kontieren und buchen

Nachdem der Buchhalter die Rechnung mit Vermerk auf ihre sachliche Richtigkeit erhalten hat, ist diese vom ihm zu kontieren und zu buchen. Im Vorfeld ist eine fortlaufende interne Rechnungsnummer im oberen rechten Eck der Rechnung einzutragen. Im Ausgangsbeispiel erfolgt die Kontierung auf der Rechnung. Neben rechnerischen Richtigkeit ist auch des Konto, der Vorsteuerschlüssel, die Kostenstelle und der Kostenträger auf der Rechnung zu vermerken. Detailierte Information zum Kontieren von Eingangsrechnungen findest Du in meinem weiteren Artikel, hier.

Bei Buchen der Rechnungen ist entscheidend, dass der Buchhalter das richtige Konto und den richtigen Vorsteuersatz einträgt. Bei dem Konto ist zwischen einem Aufwandskonto, einem Anlagekonto des Anlagevermögens und einem aktiven Rechnungsabgrenzungsposten zu unterscheiden. Der Betrag aus einem Aufwandskonto fließt in den den Aufwand des Geschäftsjahres der GuV. Beim buchen eines Anlagekontos wird das Wirtschaftsgut aktiviert und über die Lebensdauer abgeschrieben.

Ablage der Rechnungen nach der Verbuchung

Nach der Buchung sollen die Rechnungen eingescannt und abgelegt werden. Die Ablage der Rechnungen kann entweder im alphabetischer, oder fortlaufender Reihenfolge abgelegt werden. Eine Ablage ausgehend von der fortlaufender interner Rechnungsnummer ist zu bevorzugen.