v

Buchhaltung leicht gemacht

Viele Unternehmer und Freiberufler beschäftigen sich nur ungern mit ihrer Buchhaltung. Diese ist ein unbeliebtes Nebenprodukt der Selbstständigkeit, denn grundsätzlich ist jeder Selbstständige verpflichtet, eine Gewinnermittlung anzufertigen. Freiberuflich Tätige und Unternehmer mit einem geringen Umsatz müssen üblicherweise nur eine Einnahmen-Überschussrechnung an das Finanzamt übergeben, alle anderen müssen eine umfangreiche Buchführung erstellen. Diese ist wesentlich komplizierter und zeitaufwändiger. Sie ist aber nicht nur für das Finanzamt zur Ermittlung der Steuer wichtig, der Unternehmer hat so die Finanzen seines Unternehmens stets im Blick und kann die Geschäftsvorgänge seines Unternehmens optimieren.

Selbst Buch führen oder die Arbeit abgeben?

Große Unternehmen haben stets eigene Buchhaltungsabteilungen, in denen sich mehrere ausgebildete Buchhalter mit den Finanzen des Unternehmens beschäftigen. Für kleine und mittelständische Unternehmen kommt das aus Kostengründen aber oft nicht in Frage. Dennoch stellt sich die Frage, ob es sich nicht lohnt, einen eigenen Buchhalter einzustellen. Die Zeit, die der Unternehmer nämlich mit der Buchhaltung verbringt, kann er dann nämlich sinnvoller nutzen. In kleinen Unternehmen genügt meist bereits eine Teilzeitkraft, um die anfallenden Rechnungen etc. zu verbuchen. Gegebenenfalls kann auch das Engagieren eines selbstständigen Buchhalters oder Steuerberaters eine gute Lösung sein. Wer die Geschicke des Unternehmens jedoch nicht aus den Händen geben möchte, für den kann eine Buchhaltungssoftware eine sinnvolle Anschaffung sein. Mit einer solchen können auch in der Buchführung Unerfahrene problemlos die Finanzen eines Unternehmens verwalten. Diese ist aber wiederum mit Kosten verbunden. Doch egal für welche Möglichkeit sich der Selbstständige entscheidet, Grundkenntnisse in der Buchhaltung sind für jeden Unternehmer unerlässlich. Nur so kann er seine Finanzen stets überprüfen und Schwachstellen gegebenenfalls beheben. Wer die Grundsätze der Buchhaltung lernen möchte, kann auch einen Volkshochschulkurs besuchen.

Tipps und Tricks für eine korrekte Buchführung

  1. Das wichtigste ist, dass der Selbstständige seine Unterlagen stets auf Ordnung und Korrektheit prüft. Das Finanzamt erkennt Dokumente sonst im schlimmsten Fall nicht an. Gibt man unvollständige oder nicht geordnete Dokumente an einen Steuerberater weiter, wird dieser höhere Gebühren berechnen, da es zusätzliche Arbeitszeit kostet, die Unterlagen zu ordnen. Dazu gehört übrigens auch, dass die Dokumente richtig (also auf der linken Seite) gelocht sind und nicht getackert werden.
  2. Kassenbons von Tankstellen und Geschäften werden üblicherweise auf speziellem Thermopapier gedruckt. Da die Tinte auf diesem Papier mit der Zeit verblasst, sollten Belege grundsätzlich kopiert werden. Das erleichtert dem späteren Bearbeiter die Arbeit.
  3. Obwohl Vollständigkeit das Wichtigste ist, sollte man es nicht übertreiben: Angebote, E-Mails oder Lieferscheine haben in den Buchhaltungsunterlagen nichts zu suchen. Sie können in einem externen Ordner verwahrt werden. Für die Buchhaltung wichtig sind beispielsweise Rechnungen, Verträge oder Dokumente über Kredite oder Darlehen.
  4. Die Buchhaltungsunterlagen sollten stets regelmäßig sortiert werden. Am besten ist es, der Unternehmer setzt sich einen monatlichen (besser: wöchentlichen) Termin, an dem er seine Dokumente sortiert. So kommt es nie zu Unordnung und Abgabefristen können eingehalten werden.
  5. Wer gelegentlich geschäftliche Ausgaben mit der privaten Kreditkarte zahlt oder umgekehrt, sollte dies rechtzeitig begleichen und auf Belegen kenntlich machen. Das kann sonst zu Unklarheiten und Missverständnissen führen.

Fazit

Egal ob man sich selbst um die Buchführung seines Unternehmens kümmern möchte oder nicht, ein Grundverständnis für die geschäftlichen Vorgänge sind für das erfolgreiche Führen eines Unternehmens unerlässlich. Besonders bedacht sollte der Selbstständige darauf sein, dass die Unterlagen stets geordnet und vollständig sind. Das erleichtert die Bearbeitung für den Unternehmer selbst, den Steuerberater und den Finanzbeamten.