Belege kontieren | Eingangs-(Rechnung) richtig kontieren!

Vor der Verbuchung eines Belegs, wird der Buchhalter die Rechnung kontieren. Auf dem Beleg sollten folgende Details abgebildet werden:

  1. Rechnungseingang

    Es ist wichtig das Datum des Rechnungseingangs auf der Rechnung zu notieren. Die Vorsteuer jeder Eingangsrechnung darf erst dann in der Umsatzsteuervoranmeldung geltend gemacht werden, wenn die Leistung erbracht wurde und die Rechnung dem Unternehmen vorliegt. Viele Unternehmen buchen jede Rechnung laut dem Rechnungsdatum. Es kann sein, dass das im Rahmen der Prüfung darauf Wert gelegt wird, ob die Rechnung in dem Monat eingebucht wurde, wo die Rechnung dem Unternehmen zugegangen. Jeder Buchhalter sollte darauf achten, dass in der Umsatzsteuervormeldung jedes Monats nur Vorsteuerbeträge von Rechnungen ausgewiesen werden, die auch tatsächlich in diesem Monat dem Unternehmen zugegangen sind.

  2. Sachliche Richtigkeit

    Die Rechnung in größeren Unternehmen wird vom Abteilungsleiter, welcher die Bestellung ausgelöst hat, auf ihre sachliche Richtigkeit überprüft und durch digitale oder handschriftliche Signatur unterschrieben. In kleineren Unternehmen übernimmt diese Funktionen entweder der Geschäftsführer, bzw. auch der Abteilungsleiter. Damit wird sichergestellt, dass die Rechnung sachlich korrekt ist, bevor im nächsten Schritt die Bezahlung ausgelöst wird.

  3. Rechnerische Richtigkeit

    Jeder Beleg soll durch den Buchhalter auf die rechnerische Richtigkeit überprüft werden. Nettobetrag und Umsatzsteuer müssen genau mit dem Bruttobetrag übereinstimmen.

  4. Sachkonto

    Bei der Kontierung des Belegs ist das Sachkonto eines der wichtigsten Kontierungsmerkmale. Bei Eingangsrechnungen wird entweder das Aufwandskonto, oder das Bilanzkonto auf der Aktivseite der Bilanz notiert. Typische Sachkonten sind Konten des Anlagevermögens und das aktive Rechnungsabgrenzungsposten (aRAP).Vor dem Sachkonto kann auch das Kürzel für den Vorsteuersatz notiert. In Deutschland zwischen folgenden Vorsteuersätzen unterschieden:- 0 %
    – 7 %
    – 19%
    – § 13b UStG für EU
    – § 13b UStG für Drittland

    Für jeden Vorsteuersatz wird genau die gleiche Zahlenkombination benutzt, welche auch für diesen Vorsteuersatz in dem Buchhaltungsprogramm des Unternehmens angelegt ist.

Optional:

  1. Kostenstelle

  2. Kostenträger