Debitorenbuchhaltung einfach erklärt

Unter der Debitorenbuchhaltung versteht man die Abwicklung der Verbuchung von Forderungen des Unternehmens gegenüber Dritten. Aus Vereinfachungsgründen werden für das Unterkonto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Unterkonten mit Kunden des Unternehmens angelegt.  Alle Ausgangsrechnungen werden auf das Konto des entsprechenden Kunden (Debitor) gebucht. Die Gesamtzahl aller offenen (unbezahlten) Forderungen durch die Kunden zum Jahresende wird auf dem Hauptkonto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen abgebildet.

Der Debitorenbuchhalter hat neben der Erstellung von Ausgangsrechnungen an Kunden des Unternehmens auch die Verantwortung die rechtzeitige Bezahlung aller Rechnungen sicherzustellen und bei Überschreitung der Zahlungsfrist diese abzumahnen.

Beispiel

Unternehmen X betreibt ein Online Getränke-Geschäft. Privatkunde Y bestellt beim Unternehmen zum Geburtstag im Dezember 2015 2 Kisten Bier zum Preis von 20 EUR. Die Kisten werden in Dezember 2015 geliefert und durch Y im Januar per Bank überwiesen. Wie wird dieser Geschäftsvorfall in der Debitorenbuchhaltung abgebildet? Die Umsatzsteuer soll im Beispiel vernachlässigt werden.

Lösung

Im Dezember wird in der Buchhaltung ein Unterkonto des Hauptkontos Forderungen aus Lieferungen und Leistungen mit dem Namen des Privatkunden Y angelegt. Die Lieferung wird wie folgt buchhalterisch abgebildet:

Privatkunde Y 20 EUR an Umsatzerlöse mit Dritten 20 EUR

Folglich wird im bereits im Jahresabschluss 2015 dieser Umsatz in der GuV und auf dem Forderungskonto des Unternehmens X abgebildet.

In 2016 wird die Bezahlung wie folgt buchhalterisch abgebildet:

Bank 20 EUR an  Privatkunde Y 20 EUR

Diese ist eine erfolgsneutrale Buchung hat und hat keine Auswirkung auf die GuV des Unternehmens.