Kreditoren und Kreditorenbuchhaltung einfach erklärt

Kreditorenbuchhaltung ist ein Teil der Finanzbuchhaltung jedes Unternehmens. Kreditoren sind Lieferanten des Unternehmens. Von den Lieferanten werden Waren erworben und Leistungen bezogen. Nach dem Erwerb eines Wirtschaftsgutes, z.B.  ein Druckerpapier von einem Kreditor würde das Unternehmen folgende Buchung vornehmen:

Bürobedarf an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Innerhalb eines Jahres bezieht ein Unternehmen von vielen verschiedenen Lieferanten Waren und Dienstleistungen. Sofern alle Geschäftsvorfälle ausschließlich gegen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gebucht werden, dann würde ein Buchhalter im Unternehmen sehr schnell die Übersicht über die offenen Posten verlieren. Es wäre nicht leicht fest zu stellen, welche Rechnung bereits bezahlt wurde und ob ein Rechnungsbetrag noch offen ist. Um diesem Problem zu begegnen arbeiten die Finanzbuchhalter mit der Kreditorenbuchhaltung. Hierbei wird für jeden neuen Lieferanten (Kreditor) ein Unterkonto vom Hauptkonto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gebildet. Jede nachfolgende Rechnung und Zahlung wird auf dieses Unterkonto gebucht.

Beispiel für die Verbuchung von Kreditoren

Unternehmen X bestellt 10 neue Zeichenblöcke und erhält die dazugehörige Rechnung im Dezember 2015 vom Unternehmen ABC-Papier im Wert von 10 EUR. Im Januar 2016 bezahlt Unternehmen X die Rechnung. Wie muss dieser Vorgang buchhalterisch erfasst werden? Die Umsatzsteuer wird im Beispiel vernachlässigt.

Lösung:

Der Buchhalter legt als erstes ein neues Lieferantenkonto mit der Bezeichnung ABC-Papier an. Dieses Konto ist nur ein Unterkonto vom Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Im Dezember 2015 wird der Erwerb wie folgt buchhalterisch abgebildet:

Bürobedarf 10 EUR an ABC-Papier 10 EUR

In der Praxis bestehen zum Jahresende in den meisten Unternehmen mehr als 10, oder sogar 100 Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Damit im Jahresabschluss nicht alle Lieferanten aufgelistet werden, erfolgt  bei allen Kreditoren eine Automatikbuchung: Kreditor an Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistungen.

Der Buchhalter kann praktisch entweder alle einzelnen Kreditorenkonten durchgehen und noch nicht bezahlten Rechnungen klären, oder er sieht sich die offene Posten Liste (OP-Liste) an und hat eine Übersicht mit allen unbezahlten Rechnungen. Zum Jahresende würde in der OP-Liste der Kreditor ABC-Papier einen offenen Betrag iHv 10 EUR aufweisen. Folglich erhöht sich das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen im Jahresabschluss 2015 um 10 EUR.

Nach der Bezahlung der Rechnung im Januar 2016 wird der Kreditor ausgeglichen und die Verbindlichkeiten verringern sich um den gleichen Betrag. In unserem Fall würde die entsprechende Buchung wie folgt lauten:

ABC-Papier 10 EUR an Bank 10 EUR