Kleinunternehmer sind mit digitalen Geschäftsbereichen aus ihrer eigenen Nische gut vertraut, aber für die meisten Kleinunternehmer ist digitale Buchhaltung weiterhin ein Fremdwort. Dabei bringen gerade die Digitalisierung der eigenen Buchhaltung und der damit verbunden Prozesse deutliche Erleichterungen mit sich.
Definition des Kleinunternehmers
Sofern sich ein Unternehmer für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entschieden hat und die entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, dann darf er Ausgangsrechnungen ohne Umsatzsteuer an seine Kunden ausstellen. Im Gegenzug bleibt ihm allerdings auch der Vorsteuerabzug verwehrt.
Der Begriff des Kleinunternehmers ist in § 19 UStG geregelt. Danach wird für Umsätze geschuldete Umsatzsteuer nicht erhoben, wenn der Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17 500 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50 000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.
Einblick in den bisherigen Buchhaltungsprozess eines Kleinunternehmers
Ein typischer Kleinunternehmer erstellt Ausgangsrechnungen in Excel oder Word, konvertiert diese ins PDF und verschickt per E-Mail oder Brief an seinen Kunden. Alle per E-Mail eingegangenen Eingangsrechnungen werden ausgedruckt und mit dem Pendelordner an den Steuerberater übergeben. Diese Vorgehensweise ist nicht nur altmodisch, sondern entspricht auch nicht mehr den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).
Probleme mit der oldschool Buchhaltung eines Kleinunternehmers:
- Der manuelle Rechnungserstellungsprozess ist sehr aufwendig und nicht mehr zeitgemäß.
- Die per E-Mail eingegangenen Eingangsrechnungen auszudrucken ist nicht nur umweltschädlich, sondern zeitraubend.
- Aktuelle Gewinnermittlung muss manuell erfolgen
- Kein Zugriff auf die Belege nach Übergabe des Pendelordners an den Steuerberater
Auswirkungen der Buchhaltung 4.0 auf den Kleinunternehmer
Eine Digitalisierung der Buchhaltung eines Kleinunternehmers bringt deutliche Vorteile mit sich.
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Erstellung digitaler Ausgangsrechnungen
In einer digitalen Buchhaltung werden die Ausgangsrechnungen nicht manuell in Word erstellt, sondern in einer Buchhaltungssoftware, bzw. in einem benutzerfreundlichen Rechnungserstellungsprogramm. Diese werden über eine Schnittstelle an den Steuerberater übermittelt. Weiterhin kann nach der Rechnungserstellung diese Ausgangsrechnung auf Knopfdruck per E-Mail an den Kunden versendet werden.
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Digitalisierung der Eingangsrechnungen
Alle per E-Mail zugestellten Eingangsrechnungen werden automatisch an das Buchhaltungsprogramm des Steuerberaters übermittelt. Folglich müssen die Eingangsrechnungen in PDF nicht mehr ausgedruckt werden. Alle eingegangenen Papierbelege werden mittels einer Handykamera fotografiert und durch die dazugehörige App in das Buchhaltungsprogramm hochgeladen. Nach erstmaliger Anlage eines Aufwandskontos wird der Rechnungsbetrag automatisch auf das entsprechende Aufwandskonto verbucht. Durch das OCR werden die Informationen aus dem Beleg von der Software ausgelesen und dem richtigen Kreditor und Aufwandskonto zugeordnet.
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Rechtssichere Belegarchivierung
Nach der Einführung der GoBD dürfen alle Ausgangsrechnungen nicht nachträglich manipulierbar sein und müssen in einem zertifizierten Rechenzentrum archiviert und aufbewahrt werden. Um diese rechtlichen Anforderungen zu entsprechen sollte ein zertifiziertes Buchhaltungsprogramm und Rechnungserstellungsprogramm ausgewählt werden.
Da alle Belege an einem Ort aufbewahrt werden, besteht ein weiterer Vorteil darin, dass man als Kleinunternehmen auf alle Ein-und Ausgangsrechnungen auch nachträglich für die Vergangenheit schnell zugreifen kann.
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Einfache Bezahlung von Kreditoren
Sofern sich ein Kleinunternehmer dazu entschlossen hat sein Bankkonto mit einem Buchhaltungsprogramm zu verknüpfen, welches automatisches alle Eingangsrechnungen aus dem E-Mail Postfach einspielt, können Zahlungen einfach ausgeführt werden.
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Tagesgenaue Auswertung verfügbar
Nachdem alle Ein-und Ausgangsrechnungen automatisch verbucht werden, besteht für den Kleinunternehmer die Möglichkeit eine tagesgenaue Auswertung, z.B. eine Einnahmen-und Überschussrechnung (EÜR) aus dem Buchhaltungsprogramm herunterzuladen. Dadurch ist man als Unternehmer immer über seine Einnahmen und Ausgaben informiert.
Ist Digitale Buchhaltung ein Segen für Kleinunternehmer?
Durch die Digitalisierung der Buchhaltung mittels einer Buchhaltungssoftware, oder eines Rechnungserstellungsprogramm wird ein durchschnittlicher Kleinunternehmer deutlich weniger Zeit für die vorbereitende Buchhaltung aufwenden. Durch die Zeitersparnis fallen weniger Personal- und Materialkosten an. Auf Basis der automatischen Verbuchung von Ein-und Ausgangsrechnungen können Unternehmensentscheidungen auf Basis von tagesgenauen Auswertungen getroffen werden. Der kurzfristige Implementierungsaufwand einer digitalen Buchhaltung bei einem Kleinunternehmer wird sich langfristig als gewinnbringende Investition erweisen.
Mit welchen Programmen habt Ihr das für einen Kleinunternehmer ausprobiert? Klingt ja interessant, aber der Zeitaufwand bis das System steht scheint auch nicht gering.
Auf jeden Fall danke für die Anregung
Michael von Eurojobcenter
Hallo Michael,
danke für Deine Interesse an dem Thema digitale Buchhaltung für einen Kleinunternehmer. Wir haben die Buchhaltungssoftware von SevDesk uns angeschaut. Der Implementierungsaufwand wird sich langfristig auszahlen, insbesondere bei Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
Viele Grüße,
Alex
Gerade Kleinunternehmer scheuen oft den Aufwand der Buchhaltung, wenn jetzt noch Zeit für ein System aufgewendet werden soll. Ist diese oft nicht da. Ausserdem sollten die Unternehmerbasics-Buchhaltung sitzen. Wie z. B. welche Voraussetzungen Belege für den Vorsteuer-Abzug erfüllt sein müssen. Das alles ist aber kein Grund die Vereinfachungen der Digitalisierung und den damit vorhandenen Preisvorteil nicht zu nutzen. Schön das Ihr den Kleinunternehmern hier Mut macht.