Kleinunternehmer sind mit digitalen Geschäftsbereichen aus ihrer eigenen Nische gut vertraut, aber für die meisten Kleinunternehmer ist digitale Buchhaltung weiterhin ein Fremdwort. Dabei bringen gerade die Digitalisierung der eigenen Buchhaltung und der damit verbunden Prozesse deutliche Erleichterungen mit sich.

Definition des Kleinunternehmers

Sofern sich ein Unternehmer für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entschieden hat und die entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, dann darf er Ausgangsrechnungen ohne Umsatzsteuer an seine Kunden ausstellen. Im Gegenzug bleibt ihm allerdings auch der Vorsteuerabzug verwehrt.
Der Begriff des Kleinunternehmers ist in § 19 UStG geregelt. Danach wird für Umsätze geschuldete Umsatzsteuer nicht erhoben, wenn der Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17 500 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50 000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.

Einblick in den bisherigen Buchhaltungsprozess eines Kleinunternehmers

Ein typischer Kleinunternehmer erstellt Ausgangsrechnungen in Excel oder Word, konvertiert  diese ins PDF und verschickt per E-Mail oder Brief an seinen Kunden. Alle per E-Mail eingegangenen Eingangsrechnungen werden ausgedruckt und mit dem Pendelordner an den Steuerberater übergeben. Diese Vorgehensweise ist nicht nur altmodisch, sondern entspricht auch nicht mehr den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).

Probleme mit der oldschool Buchhaltung eines Kleinunternehmers:

• Der manuelle Rechnungserstellungsprozess ist sehr aufwendig und nicht mehr zeitgemäß.
• Die per E-Mail eingegangenen Eingangsrechnungen auszudrucken ist nicht nur umweltschädlich, sondern zeitraubend.
• Aktuelle Gewinnermittlung muss manuell erfolgen
• Kein Zugriff auf die Belege nach Übergabe des Pendelordners an den Steuerberater

Auswirkungen der Buchhaltung 4.0 auf den Kleinunternehmer

Eine Digitalisierung der Buchhaltung eines Kleinunternehmers bringt  deutliche Vorteile mit sich.

1. Erstellung digitaler Ausgangsrechnungen

In einer digitalen Buchhaltung werden die Ausgangsrechnungen nicht manuell in Word erstellt, sondern in einer Buchhaltungssoftware, bzw. in einem benutzerfreundlichen Rechnungserstellungsprogramm. Diese werden über eine Schnittstelle an den Steuerberater übermittelt. Weiterhin kann nach der Rechnungserstellung diese Ausgangsrechnung auf Knopfdruck per E-Mail an den Kunden versendet werden.

2. Digitalisierung der Eingangsrechnungen

Alle per E-Mail zugestellten Eingangsrechnungen werden automatisch an das Buchhaltungsprogramm des Steuerberaters übermittelt. Folglich müssen die Eingangsrechnungen in PDF nicht mehr ausgedruckt werden. Alle eingegangenen Papierbelege werden mittels einer Handykamera fotografiert und durch die dazugehörige App in das Buchhaltungsprogramm hochgeladen. Nach erstmaliger Anlage eines Aufwandskontos wird der Rechnungsbetrag automatisch auf das entsprechende Aufwandskonto verbucht. Durch das OCR werden die Informationen aus dem Beleg von der Software ausgelesen und dem richtigen Kreditor und Aufwandskonto zugeordnet.

3. Rechtssichere Belegarchivierung

Nach der Einführung der GoBD dürfen alle Ausgangsrechnungen nicht nachträglich manipulierbar sein und müssen in einem zertifizierten Rechenzentrum archiviert und aufbewahrt werden. Um diese rechtlichen Anforderungen zu entsprechen sollte ein zertifiziertes Buchhaltungsprogramm und  Rechnungserstellungsprogramm ausgewählt werden.

Da alle Belege an einem Ort aufbewahrt werden, besteht ein weiterer Vorteil darin, dass man als Kleinunternehmen auf alle Ein-und Ausgangsrechnungen auch nachträglich für die Vergangenheit schnell zugreifen kann.

4. Einfache Bezahlung von Kreditoren

Sofern sich ein Kleinunternehmer dazu entschlossen hat sein Bankkonto mit einem Buchhaltungsprogramm zu verknüpfen, welches automatisches alle Eingangsrechnungen aus dem E-Mail Postfach einspielt, können Zahlungen einfach ausgeführt werden.

5. Tagesgenaue Auswertung verfügbar

Nachdem alle Ein-und Ausgangsrechnungen automatisch verbucht werden, besteht für den Kleinunternehmer die Möglichkeit eine tagesgenaue Auswertung, z.B. eine Einnahmen-und Überschussrechnung (EÜR) aus dem Buchhaltungsprogramm herunterzuladen. Dadurch ist man als Unternehmer immer über seine Einnahmen und Ausgaben informiert.

Ist Digitale Buchhaltung ein Segen für Kleinunternehmer?

Durch die Digitalisierung der Buchhaltung mittels einer Buchhaltungssoftware, oder eines Rechnungserstellungsprogramm wird ein durchschnittlicher Kleinunternehmer deutlich weniger Zeit für die vorbereitende Buchhaltung aufwenden. Durch die Zeitersparnis fallen weniger Personal- und Materialkosten an. Auf Basis der automatischen Verbuchung von Ein-und Ausgangsrechnungen können Unternehmensentscheidungen auf Basis von tagesgenauen Auswertungen getroffen werden. Der kurzfristige Implementierungsaufwand einer digitalen Buchhaltung bei einem Kleinunternehmer wird sich langfristig als gewinnbringende Investition erweisen.